Making a Strategy Development Plan

By Dimitrios Shistohilis,2006

Whether your business is large or small, you need to develop an annual strategic plan to both guide your business activities through the year and measure the accomplishment of your defined goals. A number of variables must be considered when developing a strategic plan, such as industry trends and the activities of competitors. The strategic plan itself clarifies decision-making and project management activities that will result from the thinking and project plans generated from the process.

o                                1

A business may develop multiple strategic plans. Large companies will develop objectives for various parts of its operations including sales, marketing, operations, human resources and others. Each division will develop its own set of strategic plans, each doing its part to accomplish the goal of the company.
Part of the company plan should be to answer the question: What is our main objective? A goal is an objective, quantified whenever possible, that the business wants to achieve within a stated period. By quantifying the objective, you have an objective yardstick to measure success afterward.
A sales objective might be, "Sell 1,000 bicycles during the next 6 months." A public relations objective might be, "Achieve placement of company news release in the top 3 financial newspapers 30 days prior to launch." In the case of the bicycles, the target audience might be mass merchandiser stores. In the public relations example, it might be the "Wall Street Journal."
Define your audience from an age, location, income or other factors such as a psychographic profile as it relates to your business. The bicycle company might define its target audience as bicycle enthusiasts, 35 years old and older, who live in New York City and cycle to work at least 3 times/month.

o                                2

Once the objectives and target audience definition have been spelled out, what methods will you use to get the job done?
Each tactic should be explicit in why this particular activity was selected to accomplish the goal. This rationale is usually based on prior experience with some tactics and, at other times, it might be because it has never been tried but seems promising.
Tactics are mapped to a calendar so you are able to see how the strategic plans will unfold. It is also a reminder that preparation for tactics needs to be taking place. Tactical program implementation has lead times that need to be considered and put on a timetable for completion. The design and development of a website might take 3 months or more. Before you can mail a brochure, it may need to be written, photography taken, approved by management and printed.

o                                3

Development of a budget is a key element in a strategic plan. All the wonderful tactics in the world will not help if you cannot afford them. Each element of the plan should be a line item in your budget and have a dollar figure assigned to it. When combined, the total is the cost of the strategic plan.
The budget is also a tool for monitoring the plan's performance. Revisit the budget monthly to revise costs against estimates so you manage and control expenditures for tactics included in your strategic plan.

o                                4

After your planning year has ended, it is important to measure the success of your strategic development plan against its primary goals. Did you sell the 1,000 bicycles? If not, what tactics were ineffective and which ones more effective? By evaluating your performance against plan, you are able to refine and improve your company's strategic plan.

Making Strategic Decisions

 

                   Take Your Time

o                                Take your time. The worst decisions are made as knee-jerk reactions to a singular, unique situation. Hasty policy changes may not be warranted and only serve to disrupt the working environment. If anyone is pressuring you to make a policy change right now, always stall for time as a policy change, versus an operational process change, tends to be more permanent, or at least more difficult to reverse later.

Gather Data

o                                Get all the information you can. You will have to work with the policies you make, so get all the necessary information in as timely a fashion as possible. Who will the policy affect? When should it be implemented? Will there be any associated costs? What are the alternatives to this policy? Explore every facet with as many staff as possible, and gather the data.

Assess Consequences

o                                Assess the consequences of each option. Every decision will have good and adverse effects. "Important decisions usually have conflicting objectives. . . and therefore you have to make trade-offs. You need to give up something on one objective to achieve more in terms of another," instructs John S. Hammond, author of "Smart Choices." Map out the consequences, and link the correlating impact to each individual. What appears to be a good policy on the surface may lead to unexpected precedents that result in a worse environment overall.

Then clearly communicate the new policy to everyone. When policies are changed, or worse, changed often, staff can become confused as to which policy to follow. Communication methods should be expansive to include all ways in which employees get their information within your company. Newsletters, memos, department meetings, intra-web sites, and pay check notes are all examples of how to distribute new policy information and reduce the potential for rumor and misunderstanding

 

Small Business  Strategic Planning

08-2007 Dimitrios Shistohilis

Small businesses often neglect one of the most important processes engaged in by large companies--the strategic plan. You need to develop a strategic plan annually to guide your business activities throughout the year and to measure the accomplishment of your defined goals.

1.                              Business Objectives

o                                The primary component of a strategy development plan is the statement of business objectives for that year. Central to that endeavor is to answer what you want your company to accomplish. An objective is a goal, quantified whenever possible, that the business wants to achieve within a stated period of time. By quantifying the objective, you have a yardstick to measure success afterward.

Defining your target audience is an important part of a strategic plan. You might intuitively know who your audience is, but you should know your audience from a very specific psychographic profile, which includes age, location and income.

2.                              Tactics and Calendaring

o                                Once the objectives and target audience have been determined, only now are you able to determine how you will accomplish your objectives. What methods will you use to get the job done? This is the fun part of strategy development because your options to employ to motivate your target audience to buy are only limited by your imagination and budget.

Tactics get put on your operating calendar so you're able to see how the strategic plans will unfold. All tactical implementation have lead times that need to be considered and put on a timetable for completion.

3.                              Budget Management

o                                Development of a budget is a key element in a strategic plan. All the wonderful tactics in the world won't help if you can't afford to do them. Each element of the plan should be a line item in your budget with a dollar figure assigned to it. When combined, their total is the cost of the strategic plan. Do your due diligence in this important area.

The budget is also a tool for monitoring performance of the plan. Revisit the budget monthly to revise costs against estimates, so you manage and control expenditures for tactics included in your strategic plan.

 

Strategic Plans for a Business Defined

By Dimitrios Shistohilis

For a clear definition  between   Strategic Management & Business Policy see http://business-energy.blogspot.com/

 

Strategic planning is the process of deciding what to do in expected and unexpected business scenarios.

In addition to the daily challenge of figuring out how to best your competition in business, you will also be faced with both good and bad surprises.

Strategic planning is the process of creating scenarios relating to product lines, inventory management, competitive pricing and unexpected events requiring contingency plans. Once the scenarios are created, their implications are researched and strategic plans are formulated to solve any problems related to the scenario, or implement any actions that will take advantage of opportunities presented.

Scenarios

o                    The strategic planning process requires a detailed look at each element of your business, such as administration, manufacturing, sales, fulfillment, and expansion, then create scenarios. To develop a scenario, start with a definition of the status quo as it applies to the element you are studying. Since it is impossible to accurately predict the future, attempt to define as many possible futures including fluctuations in the economy, natural disasters, regulatory changes, windfalls and accidents.

Strategic Plan

o                    The point of strategic planning is to define a need, a goal and a way to reach that goal. Once you have set up your scenarios, create lists of helpful and unhelpful reactions or tactics that the company might take and use these as the basis for your strategic plan. For example, if one scenario shows your biggest competitor introducing a new product, your strategic plan might call for creating a new model of one of your best products, creating a superior service related to the current model, or acquiring a company with a synergistic product line.

Creation

o                    A good strategic plan is a collaborative effort. Involve all levels of your company from the lowest level laborer to executive management because, like the parable of the blind men trying to describe an elephant, each level has a different viewpoint. It is important to understand the nuances of fulfillment if you are going to improve customer service, for example. On a group basis, examine the details of each scenario and apply the group knowledge to its solution or optimization.

Implementation

o                    A strategic plan is only as effective as its implementation. If it isn't accepted by the managers and staff employees in your company, it will not succeed. That is another reason why the planning process should be a collaboration involving all levels of your company, possibly including vendors and customers.

 

How  to Improve Customer Service ?

By Dimitrios Shistohilis

There was never a more important time to project great customer service than today. Customer service is crucial to the growth of any business. It doesn't matter whether you are a product or a service oriented company. It doesn't matter if you are targeting consumers or businesses. If customer do not get the service that they desire they will go somewhere else. We can all do things to improve customer service, so below I've listed ten tips that will help you gain customer satisfaction and loyalty.

1. First Impression Counts

The first impression that a customer receives sets the stage for the customer experience. The first impression can come from a phone call, an email, or a visit to your place of business. Make sure you are putting your best foot forward. Introduce yourself, be positive and be willing to do what it takes to help.

2. Don't Digital Dive

Sure email can be convenient, but don't hide behind email. Be willing to pick up the phone and return phone calls. 

3. Treat Customers How You'd Like to Be Treated

It's true, what comes around goes around. Be sure that you are treating customers with the same respect and courtesy that you would like to encounter. A good question to teach yourself and your staff is "If you were treated like that, would you return?"

4. Be Proactive

Don't just wait until someone asks you for help, be willing to be proactive and ask your customers how you may be of service to them.

5. Tone is Everything

This is true whether it's a phone call or an in person conversation, make sure that you keep your tone in check. We can often come across as interrupted, disturbed or angry just by the tone of our response. Always smile when responding, this will ensure that your tone comes across as pleasant and helpful.

6. In Person Trumps Phone Call

Never give precedence to a phone call over a customer standing in front of you.

7. Be Willing to Find the Answer

A customer always deserves and answer and it's important to always be honest, but never say "I don't know" unless you follow it with "However, I will find out for you."

8. Own Up to Mistakes

Mistakes happen. We will never be 100% perfect, so always be willing to own up to your mistakes, apologize and rectify the situation. Let the customer know that you will take care of them, reassure them so that they are willing to give you another shot in the future.

9. Out of Sight, but Not Out of Mind

When you follow-up with a customer, it says "I care." Create a follow up program that will check-in with your customers after a visit or after a purchase. This is a great way to build loyalty and increase the potential of gaining her sale.

10. Go the Extra Mile

Always be willing to go the extra mile. Customers always recognize the extra effort, because as of late the extra effort is forgone do to automation. The personal touch is missing in many areas of communication with customers, so be willing to go the extra mile and create a lasting impression.

5 Tips for Pleasing Your Customers

By Dimitrios Shistohilis

§ Teach employees to answer the phone with smiles on their faces. Phone experts say that customers will hear the smile in the employees’ voices.

§ Hire people who love people.

§ Require that employees speak clearly and slowly enough to be understood—especially on the phone. Nothing turns off customers more quickly than impatient, sullen, or indifferent employees.

§ Make sure employees have a thorough understanding of your products and services so they can answer customer questions.

§ Give employees leeway to meet customer needs. Does a vegetarian in your restaurant want a meatless meal? Be sure waiters know they can make substitutions.

Tips on Building Customer Relationships By D.Shistohilis

§ Make sure your employees know that courtesy and friendliness are not enough. What customers really want is effective, efficient help.

§ Introduce your clients to your customer service representatives. Meeting a customer face-to-face instead of just on the phone can motivate employees.

§ Thank customers for their referrals. One real estate agent sends a fruit basket to clients who refer other home buyers or sellers to him.

§ Encourage employees to go the extra mile. One dry-cleaning employee couldn’t find a customer’s garment because it was missing the usual identification and price information. To make up for the inconvenience, she let the customer have the order free.

§ Don’t lose the human touch. If most of your business is done via technology, you have to try even harder to make customers feel valued.

Είκοσι οκτώ τρόποι να πουλάτε έξυπνα!

By Dimitrios Shistohilis

 

Συμβουλές για το τι μπορεί να κάνει ο Επαγγελματίας κατά τη Διαδικασία Πώλησης, θα βρείτε στο βιβλίο «Πρακτικές Συνταγές Πώλησης» του Million Dollar Round Table (Εκδόσεις Morax)

Η Μελέτη της Συμπεριφοράς των Καταναλωτών που καταλήγουν σε Απόφαση Αγοράς και αυτών που δεν καταλήγουν σε Απόφαση Αγοράς, υποδεικνύει τι μπορεί να κάνει ο Επαγγελματίας κατά τη διάρκεια της Πώλησης για να Επηρεάσει τον Υποψήφιο Αγοραστή. Αν μετά από την τήρηση των συγκεκριμένων συμβουλών, αδυνατείτε να πουλήσετε, τότε εξετάστε δύο περιπτώσεις. Ή να αλλάξετε προϊόν, ή να αλλάξετε επάγγελμα!
Οι Συμβουλές που ακολουθούν, στηρίζονται σε εκτεταμένες Έρευνες μεταξύ των καλύτερων πωλητών στις ΗΠΑ. Θα σας βοηθήσουν να Βελτιώσετε την Απόδοσή σας σε ορισμένους Βασικούς Τομείς, να πουλάνε εξυπνότερα και να βελτιώσετε σημαντικά την Παραγωγή σας και την Παραγωγικότητά σας.
1. Πουλήστε ξανά σε υπάρχοντες πελάτες.
Η καλύτερη πηγή υποψήφιων Πελατών είναι το υπάρχον Πελατολόγιό σας. Οι έρευνες δείχνουν ότι επτά στους δέκα αγοραστές θα αγοράσουν ξανά από τον ίδιο επαγγελματία, αν μείνουν ικανοποιημένοι από το Προϊόν του.
2. Διευρύνετε τις γνωριμίες σας.
Οι υποψήφιοι Πελάτες που μπορείτε ευκολότερα να προσεγγίσετε (και αυτοί που έχουν περισσότερες πιθανότητες να αγοράσουν), είναι αυτοί που γνωρίζουν εσάς και τη δουλειά σας.
3. Δημιουργήστε θετική πρώτη εντύπωση.
Οι έρευνες δείχνουν ότι το 96% όλων των υποψήφιων Πελατών προσέχει την εμφάνιση του Επαγγελματία. Περισσότεροι δε από τους μισούς, «κρίνουν την Αξιοπιστία του Επαγγελματία από την εμφάνισή του».
4. Κλείστε ραντεβού.
Αν θέλετε να επισκεφτείτε έναν υποψήφιο Πελάτη, κλείστε πρώτα ραντεβού. Η απρόσκλητη εμφάνιση του Επαγγελματία μειώνει σημαντικά τις πιθανότητες Πώλησης.
5. Περιγράψτε με σαφήνεια την ταυτότητα και το σκοπό σας.
Μπορείτε να αυξήσετε θεαματικά τις πιθανότητες επιτυχημένης Πώλησης, παρουσιάζοντας με ειλικρίνεια την ταυτότητά σας, περιγράφοντας την εταιρεία και τη δουλειά σας, αλλά και εξηγώντας το σκοπό της επίσκεψής σας.
6. Επιλέξτε την προσωπική προσέγγιση.
Η προσωπική επαφή αποτελεί, σε σύγκριση με την ταχυδρομική και την τηλεφωνική προσέγγιση, την καλύτερη μέθοδο για να εξασφαλίσετε ραντεβού με υποψήφιους Πελάτες.
7. Ανακαλύψτε την ιδέα που καλύπτει τις ανάγκες κάθε πελάτη.
Οι επαγγελματίες δεν πωλούν μόνο Προϊόντα: πωλούν ιδέες. Διαφορετικοί Πελάτες αγοράζουν και διαφορετικές ιδέες , φροντίστε λοιπόν να γνωρίζετε την Αγορά σας.
8. Αναπτύξτε αμοιβαία συμπάθεια με τον υποψήφιο πελάτη.
Ακούστε προσεκτικά. Φερθείτε ευγενικά. Μην εκφράζετε τη διαφωνία σας στις απόψεις του.
Αναζητήστε τα σημεία εκείνα στα οποία οι απόψεις σας συμπίπτουν. Δείξτε ενδιαφέρον για το άτομό του, ανεξάρτητα από το πόσο ιδιαίτερος ή κοινός είναι.
9. Προσπαθήστε να συναντήσετε τον υποψήφιο πελάτη στο δικό σας γραφείο.
Όχι μόνον οι συνεντεύξεις είναι περισσότερο αποτελεσματικές, αυξάνονται επιπλέον και οι πιθανότητες να πραγματοποιήσετε την Πώληση.
10. Αν το προϊόν σας απευθύνεται σε όλη την οικογένεια, φροντίστε να συναντηθείτε με το ζευγάρι και όχι μόνον με έναν από τους δύο.
Οι περισσότερες σημαντικές αποφάσεις σε ένα νοικοκυριό, λαμβάνονται από κοινού. Το ποσοστό επιτυχημένων Πωλήσεων σε αυτές τις περιπτώσεις, είναι σημαντικά υψηλότερο όταν η παρουσίαση του Επαγγελματία απευθύνεται στο ζευγάρι, παρά όταν απευθύνεται σε ένα μόνο μέλος του ζευγαριού.
11. Μη διστάζετε, αν σας ζητηθεί να είναι και κάποιος τρίτος παρών κατά τη συνάντησή σας με τον υποψήφιο πελάτη.
Στην πραγματικότητα, η παρουσία κάποιου άλλου- ενός συγγενή, δικηγόρου, λογιστή ή οικογενειακού φίλου  αυξάνει την πιθανότητα ολοκλήρωσης της Πώλησης.
12. Μη διστάζετε εξαιτίας του ανταγωνισμού.
Μόνον ένας στους τέσσερις Καταναλωτές συζητά και με άλλους Επαγγελματίες για το προϊόν που ενδιαφέρεται.
Οι Καταναλωτές που κάνουν συγκρίσεις, έχουν περισσότερες πιθανότητες να αγοράσουν.
13. Πουλήστε με βάση τις ανάγκες του πελάτη.
Οι υποψήφιοι Πελάτες που έχουν προγραμματίσει τις ανάγκες τους, έχουν περισσότερες πιθανότητες να αγοράσουν παρά όσοι δεν τις έχουν προγραμματίσει.
14. Δώστε έμφαση στην ποιότητα.
Υπάρχουν περισσότερες πιθανότητες να προχωρήσει ο Πελάτης στην αγορά του προϊόντος σας, αν τονίσετε τη βελτιωμένη ποιότητα, παρά αν τονίσετε τη μειωμένη τιμή.
15. Λειτουργήστε αντικειμενικά.
Μη θυσιάζετε ποτέ την αντικειμενικότητα προς ίδιον όφελος. Ο Πελάτης που θα νιώσει ότι βάζετε πρώτο το δικό σας συμφέρον, δεν πρόκειται να αγοράσει από εσάς.
16. Προτείνετε διαφορετικές λύσεις.
Παρουσιάζοντας περισσότερες λύσεις, δίνετε την ευκαιρία στον Πελάτη να ικανοποιήσει μια εσωτερική του ανάγκη: να νιώσει ότι έχει τον έλεγχο.
17. Προτείνετε έναν συγκεκριμένο τύπο προϊόντος.
Οι Πελάτες θέλουν να έχουν το περιθώριο επιλογής, ταυτόχρονα όμως θέλουν να γνωρίζουν ποια εσείς πιστεύετε ότι είναι η καλύτερη απάντηση στις ανάγκες τους.
Οι έρευνες δείχνουν ότι σε ποσοστό 90%, οι Πελάτες αγοράζουν το Προϊόν που προτείνει ο Επαγγελματίας.
18. Βεβαιωθείτε ότι ο πελάτης κατανοεί ότι το προϊόν ή η υπηρεσία που προτείνετε είναι κατάλληλα.
Αν ο Πελάτης δεν νιώθει άνετα με το Προϊόν ή την Υπηρεσία που προτείνετε, δεν πρόκειται να αγοράσει.
19. Προσφέρετε επαρκή και ακριβή πληροφόρηση.
Ο Επαγγελματίας πρέπει να γνωρίζει πώς να παρουσιάσει τεχνικά στοιχεία με σαφή και ευκολονόητο τρόπο.
Πόση έκταση πρέπει να καλύψουν οι πληροφορίες του.
Και τέλος, πώς να απαντήσει στις ερωτήσεις του Πελάτη (ή τουλάχιστον, πού να αναζητήσει τις απαντήσεις).
20. Απαντήστε στα επουσιώδη.
Συχνά, οι λεπτομέρειες κάνουν τον Πελάτη να διστάζει. Όπου είναι απαραίτητο, παρουσιάστε στοιχεία που αφορούν, π.χ., την εγγύηση, τη μελλοντική αναβάθμιση κ.λπ.
21. Παρουσιάστε αναλυτικά το κόστος.
Η πλειονότητα των Πελατών θα θέσει ερωτήσεις σχετικά με το κόστος του Προϊόντος. Μπορείτε να δημιουργήσετε ιδιαίτερα θετική εντύπωση, απαντώντας αναλυτικά στις ερωτήσεις τους.
22. Αποφύγετε την επαγγελματική φρασεολογία.
Η χρήση επαγγελματικής φρασεολογίας δεν πρόκειται να εντυπωσιάσει κανέναν. Το μόνο που θα κατορθώσετε είναι να προκαλέσετε σύγχυση στον υποψήφιο Πελάτη.
23. Διδάξτε τον πελάτη.
Ο Καταναλωτής που θα κατανοήσει το Προϊόν, έχει αυξημένες πιθανότητες να το αγοράσει. Πριν ακούσετε τον Πελάτη να σας λέει «ναι», πρέπει πρώτα να τον ακούσετε να λέει: «Καταλαβαίνω».
24. Δείξτε υπομονή.
Η πίεση δεν οδηγεί ποτέ σε Πώληση. Οι περισσότερες Πωλήσεις ολοκληρώνονται σε δύο ή περισσότερες συνεντεύξεις και οι μελέτες δείχνουν ότι το ποσοστό των επιτυχημένων Πωλήσεων αυξάνεται όσο αυξάνεται και ο αριθμός των Συνεντεύξεων με τον υποψήφιο Πελάτη.
25. Κάντε τον πελάτη να νιώσει ότι το προϊόν αξίζει τα χρήματα που δίνει για να το αγοράσει.
Βοηθήστε τον Πελάτη να καταλάβει ότι τα χρήματά του θα «πιάσουν τόπο».
Μην τον αφήσετε να ξεχάσει πόσο σοφή υπήρξε η Απόφαση Αγοράς.
26. Προσφέρετε ποιοτική εξυπηρέτηση μετά την πώληση.
Οι Πελάτες που μένουν ικανοποιημένοι από την εξυπηρέτηση μετά την Πώληση, παρουσιάζουν αυξημένες πιθανότητες να αγοράσουν ξανά από εσάς, σε αντίθεση με τους Πελάτες που δεν θα ικανοποιηθούν.
27. Γίνετε ο επιλεγμένος επαγγελματίας των πελατών σας.
Ένα από τα σημαντικότερα συμπεράσματα των ερευνών είναι: Ότι όταν ο Πελάτης σάς αντιμετωπίζει ως τον προσωπικό του σύμβουλο και επαγγελματία, οι πιθανότητες Πώλησης καθώς και επαναλαμβανόμενων Πωλήσεων, αυξάνονται κατακόρυφα.
28. Εργαστείτε ποιοτικά.
Για τον Πελάτη, η Ποιότητα του Επαγγελματία έχει περισσότερη σημασία από την ποιότητα της εταιρείας που εκπροσωπεί, την Ποιότητα του Προϊόντος ή την Τιμή του Προϊόντος.

Πώς… να χειρίζεστε τις αλλαγές με επιτυχία

 

Μαρ 24th, 2008 | By Dimitrios Shistohilis

Αντίσταση κατά της αλλαγής και πώς να τη χειρίζεστε. Αρχές που βρίσκονται πίσω από τις Αλλαγές που συντελούνται.

Ένα από τα κύρια Συστατικά της Επιτυχίας είναι η Ικανότητα των Ανθρώπων να κατανοούν και να χρησιμοποιούν προς όφελός τους τις Αρχές που βρίσκονται πίσω από τις Αλλαγές που Συντελούνται.
Την δεκαετία του 50 οι γονείς μας  αγόραζαν μια από εκείνες τις καινούργιες συσκευές τηλεόρασης. Ήταν ένα τεράστιο έπιπλο, στημένο στη γωνιά του living room, δίπλα στο τζάκι. Σήμερα, ακόμα και η οθόνη του υπολογιστή μου φαίνεται μεγαλύτερη από τη στρογγυλεμένη οθόνη της ασπρόμαυρης τηλεόρασης που είχαμε τότε.
Η  πόλη μου, που βρίσκεται στη Βόρεια Ελλάδα, είχε καθημερινό τηλεοπτικό πρόγραμμα που άρχιζε στις 5.00 μ.μ. και τελείωνε στις 11.00 μ.μ. Πιάναμε δύο  σταθμούς μέσω της αλλόκοτης κεραίας που υψωνόταν πάνω από τη στέγη. Κάποια στιγμή ξεκίνησε και η μετάδοση του προγράμματος του απογεύματος του Σαββάτου. Συνήθως ήταν «η επανάληψη μιας επανάληψης» ή μια παλιά ταινία των «Χοντρού και Λιγνού».
Ένα βροχερό απόγευμα είχα καθηλωθεί παρακολουθώντας ένα ντοκιμαντέρ με προβλέψεις μελλοντικών εφευρέσεων. Ειδικά μια εφεύρεση παραμένει ακόμη στο μυαλό μου. Το πρόγραμμα προέβλεπε ένα προϊόν που θα μας επέτρεπε να καταγράφουμε τηλεοπτικά προγράμματα με ένα χρονοδιακόπτη, έτσι ώστε να μη χάνουμε ποτέ τις αγαπημένες μας εκπομπές. Το μοντέλο αυτής της εφεύρεσης έδειχνε ένα μάλλον μεγάλο, ενοχλητικό κινηματογραφικό προβολέα που ήταν συνδεδεμένος με μια συσκευή τηλεόρασης. Τελικά, εφευρέθηκαν τα βίντεο και, αρκετά χρόνια αργότερα, είναι πλέον τόσο κοινά όσο και οι τηλεοράσεις. Αλλά, μέσα σε λιγότερο από 20 χρόνια, εμφανίστηκε το σύστημα Beta, το VHS και η τελευταία μόδα, το DVD. Η επόμενη καινοτομία ήδη ετοιμάζεται. Αυτό που κάποτε ήταν μια αόριστη ιδέα, έχει γίνει πλέον πραγματικότητα.
Οι αλλαγές είναι αναπόφευκτες. Αλλαγές συντελούνται κάθε στιγμή της ημέρας στον κόσμο των επιχειρήσεων. Ο Bill Gates κάποτε είχε προβλέψει: «Σε τρία χρόνια, κάθε προϊόν που φτιάχνει η εταιρεία μου θα είναι ξεπερασμένο. Το μόνο ερώτημα είναι αν θα το ξεπεράσουμε εμείς ή κάποιος άλλος». Η τεχνολογία υποχρέωσε τις επιχειρήσεις να αναδιαρθρώσουν τον τρόπο λειτουργίας τους. Οι επαγγελματίες και οι αξίες τους έχουν επίσης αλλάξει δραστικά, επιβάλλοντας πρόσθετες διορθώσεις και αναπροσαρμογές στις επιχειρηματικές μεθόδους. Οι περισσότεροι υπάλληλοι εργάζονται από το σπίτι τους και έφηβοι πολυεκατομμυριούχοι διοικούν μεγάλες εταιρείες που παρέχουν τεχνολογικά προϊόντα ή υπηρεσίες. Συνεργασίες δημιουργούνται με ειδικούς από την άλλη πλευρά της γης παρά με άτομα που βρίσκονται στην ίδια γειτονιά. Ο χρόνος απασχόλησης των υπαλλήλων μειώνεται, καθώς μετακινούνται από δουλειά σε δουλειά ζητώντας προαγωγές ή καλύτερους μισθούς.
Δεχθείτε την αλλαγή και προχωρήστε μαζί της. Η αλλαγή είνα δύσκολη και οδυνηρή όταν της αντιστέκεσαι. Αποδεχτείτε την αλλαγή και δαμάστε την ενέργειά της προς όφελός σας
Αν οι σημερινές προβλέψεις επαληθευτούν, η τεχνολογία θα αλλάζει κάθε χρόνο, οι γνώσεις για τον κόσμο θα διπλασιάζονται κάθε 900 ημέρες, ένα λεξικό θα χρειάζεται ανανέωση μέσα σε δύο με τρία χρόνια και ένα χάσμα γενεών θα συμβαίνει κάθε τέσσερα ή πέντε χρόνια. Οι αλλαγές των τελευταίων δέκα ετών θα φαίνονται ασήμαντες συγκρινόμενες με το μέλλον που πρέπει να αποδεχτούμε. Πολλά από τα προϊόντα και τις υπηρεσίες που θα παρέχει ο επιχειρηματικός κόσμος, δεν έχουν ακόμη δημιουργηθεί. Θα επιβιώσει άραγε η επιχείρησή σας τα επόμενα πέντε χρόνια; Η επιλογή είναι δική σας και θα στηριχθεί κατά πολύ στην ικανότητά σας να προσαρμοστείτε και να αλλάξετε σε έναν επιχειρηματικό κόσμο που απαιτεί συνεχή ευελιξία, προσαρμοστικότητα, δημιουργικότητα και την καλύτερη εξυπηρέτηση πελατών, ακόμα και στο Διαδίκτυο.
O Daryl R. Conner, συγγραφέας του βιβλίου «Διοικώντας με την ταχύτητα των αλλαγών» («Managing at the Speed of Change»), δηλώνει ότι οι πιο πιεστικοί επιχειρησιακοί παράγοντες περιλαμβάνουν τις ποιοτικές βελτιώσεις προϊόντων, τη δημιουργία υπηρεσίας εξυπηρέτησης πελατών και την εισαγωγή νέων πληροφοριών και τεχνολογίας. Οι επιτυχημένες επιχειρήσεις κατανοούν ότι η αλλαγή είναι συνεχής και εργάζονται σκληρά για να τη μετατρέψουν σε θετικό συνεργάτη παρά σε αρνητικό εχθρό. Μέσα στις ενέργειες που θα σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε την αλλαγή στην επιχείρησή σας είναι και οι εξής:
Δείτε την αλλαγή σαν ευκαιρία, όχι σαν απειλή. Μόνο τότε η αλλαγή γίνεται διαδικασία εποικοδομητικής ανάπτυξης. Η τάση που έχουμε να αμυνόμαστε και να προστατεύουμε την περιοχή μας μειώνεται αν διαλέξουμε μια θετική προοπτική σε κάθε περίσταση. Δεχθείτε την αλλαγή και προχωρήστε μαζί της. Η αλλαγή είναι δύσκολη και οδυνηρή όταν της αντιστέκεσαι. Αποδεχτείτε την αλλαγή και δαμάστε την ενέργειά της προς όφελός σας. Μία από τις αρχές του αϊκίντο, μιας πολεμικής τέχνης, είναι να υποχωρείς ή να ακολουθείς την αντίπαλη δύναμη αντί να της αντιστέκεσαι. Αυτό βοηθάει να χρησιμοποιήσουμε τη δύναμη του αντιπάλου για τους δικούς μας σκοπούς. Αν χρησιμοποιηθεί μια ίδια αρχή όταν δουλεύουμε σε συνεχώς μεταβαλλόμενες εργασίες, γινόμαστε πιο δεκτικοί σε δημιουργικές ιδέες και διευρύνουμε τις μεθόδους παροχής εξυπηρέτησης.
Να μεταχειρίζεστε το προσωπικό σας σαν να είναι οι πελάτες σας. Αν το προσωπικό σας είναι δυστυχισμένο ή το ηθικό του είναι πεσμένο, θα το δείξει στις σχέσεις του με τους πελάτες. Επικεντρωθείτε στα θέματα και στις ανησυχίες του προσωπικού και μεταχειριστείτε κάθε υπάλληλο με το μεγαλύτερο σεβασμό και ενδιαφέρον κατά τη διαδικασία της αλλαγής.
Εμπλέξτε κι άλλους στη διαδικασία λήψης αποφάσεων όσο περισσότερο μπορείτε. Όταν δοθούν επιλογές στους συνεργάτες και στους υπαλλήλους, αυτοί θα αντισταθούν λιγότερο στην αλλαγή και θα νιώσουν ότι οι γνώμες τους μετρούν. Δημιουργήστε επιτροπές, ζητήστε από έναν εξωτερικό μεσολαβητή να εργαστεί με συγκεκριμένες ομάδες ή οργανώστε μια ευρεία συγκέντρωση μακριά από το γραφείο για να εξωτερικευτούν οι ανησυχίες, να ετοιμάσετε σχέδια και να αναδιοργανωθείτε έτσι ώστε να αντιμετωπίσετε με επιτυχία τις αλλαγές. Αλλαγή που επιβάλλεται, δημιουργεί μεγαλύτερη αντίθεση και αντίσταση. Αφήστε αρκετό χρόνο στους ανθρώπους να προσαρμοστούν στην αλλαγή. Οι άνθρωποι μαθαίνουν με διαφορετικούς ρυθμούς και διαφορετικές προοπτικές, σύμφωνα με το υπόβαθρό τους, την πείρα τους, τις αντιλήψεις τους και τις πεποιθήσεις τους. Δώστε χρόνο και χρήμα για περισσότερη εκπαίδευση. Να είστε ελαστικοί με τα χρονικά όρια όσο μπορείτε και να κάνετε τις αλλαγές σταδιακά, όχι όλες μαζί. Πάνω απο όλα, να έχετε υπομονή.
Πείτε το μια φορά, δυο φορές και ξαναπείτε το. Οι άνθρωποι θα προσαρμοστούν καλύτερα στις αλλαγές αν πιστέψουν ότι τους λέτε την αλήθεια κι αν έχουν πρόσβαση σε όλες τις πληροφορίες. Βεβαιωθείτε ότι οι επικοινωνίες σας είναι προς όλες τις κατευθύνσεις της επιχείρησης κι ότι κανείς δεν αποκλείεται από την αλυσίδα των πληροφοριών. Αυτό θα βοηθήσει τη δημιουργία μιας καλά συγκροτημένης ομάδας και θα κάνει το προσωπικό πρόθυμο να μοιραστεί πληροφορίες και γνώσεις.
Αναγνωρίστε τα αισθήματα των υπαλλήλων. Όταν συμβαίνουν αλλαγές, οι άνθρωποι νιώθουν αποθαρρημένοι, φοβισμένοι και θυμωμένοι. Καθησυχάστε τους απαντώντας ειλικρινά στις ερωτήσεις και στις ανησυχίες τους. Αν δεν γνωρίζετε κάτι, πείτε ότι δεν το γνωρίζετε, αλλά θα βρείτε την απάντηση.
Προβλέψτε το μέλλον. Καθώς σχεδιάζετε το αύριο, κάνετε πολλές ερωτήσεις του τύπου «τι θα συμβεί αν;» Μπορείτε να μελετήσετε τι θα φέρει το μέλλον, βασισμένοι σε τρέχουσες και προηγούμενες τάσεις, ή να χρησιμοποιήσετε τη φαντασία σας για να οραματιστείτε πώς το θέλετε να είναι κι ύστερα να το δημιουργήσετε. Σκεφθείτε πως υπάρχουν πάντα περισσότεροι τρόποι για τη συμπλήρωση ενός έργου ή την παροχή μιας υπηρεσίας. Η πρόβλεψη του μέλλοντος και των αναγκών σας θα βοηθήσει να καταστήσει εσάς και την επιχείρησή σας πρωταγωνιστές στον κλάδο σας.
Ξεχάστε το παρελθόν. Μια επιχείρηση μπορεί να ήταν επιτυχημένη πριν από λίγα χρόνια, χρησιμοποιώντας μια ειδική μέθοδο ή τεχνική. Όμως με τις συνεχείς αλλαγές της τεχνολογίας, της συμπεριφοράς των πελατών, της οικονομίας και των κυβερνητικών κανονισμών, οι επιχειρήσεις δεν μπορούν πια να υπολογίζουν ότι αυτό που ήταν κατάλληλο χθες θα είναι κατάλληλο και αύριο. Για να πετύχουν αύριο, οι επιχειρήσεις πρέπει να παρατήσουν τις μεθόδους του χθες και να ανακαλύψουν τις μεθόδους του αύριο.
Συνεχίστε να επικεντρώνεστε στην εξυπηρέτηση των πελατών. Το ότι η εταιρεία σας κάνει κάποιες σημαντικές αλλαγές, δεν είναι λόγος για να σταματήσετε να παρέχετε ποιοτικές υπηρεσίες. Συνεχίστε να θεωρείτε ως ανώτατη προτεραιότητα την εξυπηρέτηση των πελατών σας και συμπεριλάβετε τα συμφέροντά τους στη διαδικασία αλλαγής.
Εκπαιδεύστε το προσωπικό. Μπορεί να ανακαλύψετε ότι κατά τη διαδικασία της αλλαγής, το προσωπικό σας χρειάζεται να εκτελέσει λειτουργίες που δεν έχει ξανακάνει ποτέ. Το προσωπικό θα λειτουργήσει με αυτοπεποίθηση πολύ καλύτερα, αν του δοθεί επαρκής και κατάλληλη εκπαίδευση στα νέα του καθήκοντα.
Να είστε το πρότυπο συμπεριφοράς. Ως μέλος της διευθυντικής ομάδας, πρέπει να δίνετε συνεχώς το παράδειγμα. Το προσωπικό θα κάνει ό,τι κάνετε, όχι ό,τι λέτε. Όσο ευκολότερα προσαρμοστείτε στις αλλαγές, τόσο καλύτερα θα το κάνει και το προσωπικό. Αυτό περιλαμβάνει την ικανότητά σας να είστε ευέλικτος στις δύσκολες στιγμές, καθώς και την προθυμία σας να εγκαταλείψετε την αγαπημένη σας απασχόληση ή το αγαπημένο σας έργο.
Όπως είπε κάποτε ο ιστορικός Steven Kern, «Τα ιστορικά αρχεία δείχνουν ότι οι άνθρωποι ποτέ δεν επέλεξαν πιο αργούς ρυθμούς». Η ζωή στον κόσμο μας δεν θα επιβραδυνθεί ποτέ ούτε θα πάψει να αλλάζει. Η τεχνολογία θα συνεχίσει να απαιτεί ορισμένες αλλαγές. Η ικανότητά σας να προσαρμοστείτε και να διαχειριστείτε τις πιέσεις που συνοδεύουν την αλλαγή, θα καθορίσουν την ποιότητα και την επιτυχία της επιχείρησής σας και το μέλλον σας.
Οι άνθρωποι θα προσαρμοστούν καλύτερα στις αλλαγές αν πιστέψουν ότι τους λέτε την αλήθεια κι αν έχουν πρόσβαση σε όλες τις πληροφορίες.
Βεβαιωθείτε ότι οι επικοινωνίες σας είναι προς όλες τις κατευθύνσεις της επιχείρησης κι ότι κανείς δεν αποκλείεται από την αλυσίδα των πληροφοριών.

Σχεδιασμός Ιστοσελίδων

By Dimitrios Shistohilis -2006


Γιατί χρειάζομαι Ιστοσελίδα;

Η εταιρική ιστοσελίδα μπορεί να δημιουργήσει αρκετά οφέλη για τον οργανισμό. Αυτά τα οφέλη μπορούν να ομαδοποιηθούν σε 3 γενικές κατηγορίες.

·                                 Διαφήμιση

·                                 Εταιρικό Προφίλ

·                                 Λειτουργικότητα

·                                 H  εταιρική Ιστοσελίδα μπορεί να προσφέρει τεράστια εξοικονόμηση. Μειώνοντας:

          -- Το εκδοτικό κόστος
          -- Το κόστος Μάρκετινγκ
          -- Το επικοινωνιακό κόστος
          -- Το υποστηρικτικό κόστος ενώ παράλληλα βελτιώνει την ποιότητα

·                                 Επίσης η εταιρική Ιστοσελίδα προσφέρει:

           -- Ευρεία προβολή.

          -- Εξυπηρέτηση πελατών 24 ώρες τη μέρα , 7 μέρες τη βδομάδα, 365 ημέρες το χρόνο – από οπουδήποτε στον κόσμο

           -- Αύξηση των πωλήσεων μέσω βελτιωμένης (γρηγορότερης και λεπτομερειακής)/ στοχευμένης επικοινωνίας

          -- Μπορεί να «προ-πωλεί» δίνοντας όλες τις πληροφορίες και το χρόνο που χρειάζονται για να αποφασίσουν. Όταν   επικοινωνήσουν, έχουν ήδη πάρει την απόφαση τους.

          -- Δίνουν τη δυνατότητα σε υφιστάμενους και εν δυνάμει πελάτες να επανέρχονται, και να παρακολουθούν αλλαγές (νέα προϊόντα/ υπηρεσίες),  προσφερόμενες προσφορές, προγραμματισμένες δραστηριότητες κτλ

·                                 H  εταιρική Ιστοσελίδα μπορεί να δημιουργήσει ή να βελτιώσει σημαντικά το Εταιρικό Προφίλ

          -- Προβάλλοντας την διαδικτυακή σας διεύθυνση στις επαγγελματικές σας κάρτες
          -- Με την διάθεση Φυλλαδίων
          -- Με τη διάθεση άλλου διαφημιστικού υλικού

·                                 Μια ποιοτική Ιστοσελίδα δείχνει ένα αξιόπιστο οργανισμό. Επιχειρήσεις που επενδύουν στην ποιότητα της Ιστοσελίδας τους καταδεικνύουν την δέσμευση τους σε ποιοτικές υπηρεσίες/ προϊόντα.  

·                                 Μια εταιρική Ιστοσελίδα προσφέρει την δυνατότητα

          -- Προβολής των εργασιών του οργανισμού
          -- Παροχής συστάσεων
          -- Παρουσίασης δειγμάτων

·                                 Η εταιρική Ιστοσελίδα μπορεί να είναι κανάλι ανοιχτής επικοινωνίας με τους υφιστάμενους και δυνητικούς πελάτες. Οι ενδιαφερόμενοι, μέσω τις Ιστοσελίδας μπορεί να αποστέλλουν παραγγελίες, προσφορές και να ζητούν πληροφορίες.

          -- Με τη online χρήση τυποποιημένων εντύπων και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, που είναι διαθέσιμα 24 ώρες την μέρα

·                                 Η εταιρική Ιστοσελίδα

          -- Μπορεί να προσφέρει πληροφορίες για υπηρεσίες, προϊόντα, ωράρια λειτουργίας, χρεώσεις κτλ
          -- Επιτρέπει το άμεσο feedback από υφιστάμενους, παλιούς και δυνητικούς πελάτες.
          -- Μπορεί να χρησιμοποιηθεί σαν εργαλείο διαδικτυακής έρευνας
          -- Διευκολύνει τις λειτουργία του οργανισμού,   ενημερώνοντας σχετικά με το ωράριο λειτουργίας, ημέρες διακοπών,  εκδηλώσεις/ ενέργειες, πωλήσεις, στοιχεία επικοινωνίας κτλ

Διαχείριση Ταμειακής Pοής

Dimitrios Shistohilis-2007 
Ανάλυση και Προϋπολογισμός
Ταμειακή Ροή είναι η κίνηση του χρήματος από και προς την εταιρεία. Αυτός ο κύκλος των μετρητών (εισροές / εισπράξεις και εκροές / πληρωμές) είναι που καθορίζει και την οικονομική ευρωστία κάθε επιχείρησης.
Ανάλυση εισροών/ εκροών είναι η μελέτη των ταμιακών εισροών και εκροών μιας επιχείρησης με απώτερο σκοπό τη διατήρηση επαρκούς ρευστότητας για τη λειτουργία της. Η επιχείρηση μπορεί να αποφύγει προβλήματα ρευστότητας και να βελτιώσει της ταμιακή της κατάσταση πραγματοποιώντας ανάλυση σε συγκεκριμένους λογαριασμούς όπως οι εισπρακτέοι και οι πληρωτέοι λογαριασμοί ή το ύψος των αποθεμάτων.  

Διαχείριση Ταμειακής Ροής είναι η διαδικασία κατά την οποία ελέγχουμε, αναλύουμε και προσαρμόζουμε τις ταμιακές ροές. Η διαδικασία αυτή προϋποθέτει κατανόηση της πλήρους λειτουργίας της επιχείρησης καθώς και του συναλλακτικού της κυκλώματος η οποία επιτυγχάνεται μέσω της βελτίωσης διαδικασιών.

Η πιο σημαντική παράμετρος της Διαχείρισης Ταμιακής Ροής στις ΜΜΕ είναι η ελαχιστοποίηση των προβλημάτων ρευστότητας που προκαλούνται εξαιτίας του χρονικού κενού μεταξύ των εισπράξεων και των πληρωμών.

·                                 Η κατανομή των εσόδων σε όλο το δωδεκάμηνο προκειμένου να καλύψει κόστη που συμβαίνουν κατά τη διάρκεια της χρήσης θα διασφαλίσει ότι όλες οι υποχρεώσεις θα πληρωθούν.

·                                 Είναι εξίσου σημαντικό να αναλυθούν όχι μόνο οι τρέχουσες ταμιακές ροές, αλλά και οι ροές που θα προκύψουν από μελλοντικά έσοδα και έξοδα.

·                                 Εφόσον καταγραφούν τα προβλεπόμενα έσοδα και έξοδα, μπορούν να πραγματοποιηθούν συγκρίσεις μεταξύ προβλεπόμενων και πραγματικών ταμιακών ροών ώστε να προκύψουν τυχόν ασυμφωνίες.

Δημιουργώντας έναν προϋπολογισμό ταμειακών ροών:

·                                 Μπορούμε να προβλέψουμε την πηγή και την χρήση των μετρητών μιας επιχείρησης για μελλοντικές περιόδους.

·                                 Μπορούμε να διαπιστώσουμε τυχόν μελλοντικό πρόβλημα ρευστότητας ούτως ώστε η επιχείρηση να προβεί έγκαιρα σε διορθωτικές κινήσεις.

          - Οι κινήσεις μπορεί να περιλαμβάνουν χρονική μετατόπιση συγκεκριμένων συναλλαγών (αναβολή πληρωμών ή ταχύτερη είσπραξη).

          - Έχοντας δημιουργήσει προϋπολογισμό μετρητών μπορούμε να διαπιστώσουμε το αν θα χρειαστούμε μελλοντικά δανεισμό καθώς και το ποιο θα είναι το ύψος του.

 ΕΑΝ ΣΑΣ ΕΝΔΙΑΦΕΡΕΙ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΗΣΑΤΕ ΜΑΖΙ ΜΟΥ ΓΙΑ ΝΑ ΣΑΣ ΣΤΑΛΕΙ ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ  12ΜΗΝΟΥ ΤΑΜEΙΑΚΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ (ΣΕ ΜΟΡΦΗ EXCEL).

Six Tips for Maintaining a Healthy Cash Flow

Improving the Cash Flow in Your Small Business

By Dimitrios Shistohilis-2007

In order for a business to stay afloat, it must maintain an adequate level of cash. These are six tips you can use to improve your cash flow. Adequate cash means that you can meet your obligations. Don’t just add and subtract your numbers, manage them. If you remember that cash is king and follow these tips, you should see an improvement in your cash position sooner rather than later:

1. Check Customers' Credit Histories

Decide the type of customer to whom you want to extend credit. Do you want to have a particular cut-off credit score? If you extend credit to customers with questionable credit histories or low credit scores, you may experience late payments or no payments, which will slow down your cash flow and increase your collection costs.

2. Keep Track of Your Customers' Payments

Have up-to-date payment records. Keep accurate payments records by using a specialized accounting software program that will keep track of your invoices and when payments are made. If customers are late with their payments, it could cause a cash flow bottleneck for you. Accurate recordkeeping will help solve this problem.

3. Set Appropriate Credit Terms and Offer a Cash Discount

Make sure your customers understand how long they have to pay their bill. In order to speed up the cash they pay, you might want to offer a cash discount to any customer that pays in a short period of time, designated by you, or to a customer who pays cash.

4. Extend Your Timetable for Making Cash Payments

Pay your bills on time and take advantage of any cash discounts your suppliers offer you. However, hold onto your cash as long as possible. Don’t pay bills weeks earlier than they are due. Your company can use that cash balance, rather than letting your supplier use your company’s cash.

5. Increase Your Sales

Even in a recession, you can increase your sales. It's not the time to increase prices. Keep prices the same or consider deep discounting. If you don't accept credit cards or sell online, consider both strategies. .

6. Reduce and Eliminate Your Obsolete Inventory

Make sure you aren’t holding on to obsolete inventory. If you are, mark it down and sell it. Storing it is costing you money and selling it at a lower price is better than not selling it at all. The longer you hold on to obsolete inventory, the less likely it is to sell.